Algemene Voorwaarden
Laatst bijgewerkt: 29-06-2026
1. Definities
In deze Algemene Voorwaarden hebben de onderstaande begrippen de volgende betekenis:
"Overeenkomst" betekent de overeenkomst tussen HipVet en de Klant, met inbegrip van deze Algemene Voorwaarden, eventuele bestelformulieren, offertes, prijsoverzichten, de hierin opgenomen Verwerkersovereenkomst en iedere andere schriftelijke overeenkomst tussen partijen.
"Klant" betekent de dierenartspraktijk, onderneming, organisatie of rechtspersoon die een Overeenkomst met HipVet aangaat.
"Klantgegevens" betekent alle gegevens, registraties, bestanden, documenten, communicatie en overige informatie die door of namens de Klant worden ingevoerd in, opgeslagen binnen, geüpload naar, verzonden via of gegenereerd door het Platform.
"Verwerkingsverantwoordelijke", "Verwerker", "Betrokkene", "Persoonsgegevens" en "Verwerking" hebben de betekenis die daaraan wordt toegekend in Verordening (EU) 2016/679 (Algemene Verordening Gegevensbescherming).
"HipVet" betekent de aanbieder van het HipVet-platform en de daarmee samenhangende diensten.
"Platform" betekent het softwareplatform van HipVet, de applicaties, website, API's, integraties en aanverwante systemen.
"Diensten" betekent het Platform, samen met eventuele ondersteunings-, migratie-, implementatie-, trainings-, advies- en aanverwante diensten die door HipVet worden geleverd.
"Abonnementsperiode" betekent de periode gedurende welke de Klant op grond van de Overeenkomst gerechtigd is toegang te verkrijgen tot en gebruik te maken van de Diensten.
"Gebruiker" betekent iedere natuurlijke persoon die door de Klant is gemachtigd om toegang te verkrijgen tot of gebruik te maken van het Platform.
Waar in deze Algemene Voorwaarden wordt verwezen naar communicatie "schriftelijk", wordt daaronder mede verstaan communicatie per e-mail en communicatie via het Platform.
2. Toepasselijkheid
Deze Algemene Voorwaarden zijn van toepassing op alle Overeenkomsten, Diensten, offertes en rechtsverhoudingen tussen HipVet en de Klant.
De Diensten zijn uitsluitend bestemd voor zakelijke klanten. De Klant garandeert dat hij handelt in de uitoefening van een beroep of bedrijf en niet als consument.
De toepasselijkheid van eventuele algemene voorwaarden van de Klant wordt uitdrukkelijk uitgesloten, tenzij deze door HipVet schriftelijk zijn aanvaard.
Indien enige bepaling van deze Algemene Voorwaarden ongeldig of onafdwingbaar wordt geacht, blijven de overige bepalingen volledig van kracht.
3. Totstandkoming van de Overeenkomst
De Overeenkomst komt tot stand wanneer:
- De Klant een offerte of voorstel van HipVet aanvaardt;
- De Klant zich abonneert op of Diensten afneemt;
- HipVet op verzoek van de Klant aanvangt met de uitvoering van Diensten.
De Klant garandeert dat alle aan HipVet verstrekte informatie juist, volledig en actueel is.
4. Accounts en Toegang
HipVet verleent de Klant gedurende de Abonnementsperiode een beperkt, niet-exclusief, niet-overdraagbaar en niet-sublicentieerbaar recht om toegang te verkrijgen tot en gebruik te maken van het Platform.
De Klant is verantwoordelijk voor:
- Het vertrouwelijk houden van inloggegevens;
- Het beheren van Gebruikers en autorisaties;
- Alle activiteiten die plaatsvinden via zijn accounts.
De Klant zal HipVet onverwijld informeren over iedere vermoedelijke ongeautoriseerde toegang, beveiligingsincident of vorm van misbruik van het Platform.
5. Omschrijving van de Diensten
HipVet levert software en aanverwante diensten die zijn ontworpen ter ondersteuning van het beheer van dierenartspraktijken.
HipVet treedt uitsluitend op als leverancier van software.
HipVet verstrekt geen diergeneeskundig, medisch, juridisch, boekhoudkundig, financieel of regulatoir advies.
De Klant blijft uitsluitend verantwoordelijk voor:
- Diagnoses;
- Behandelingen;
- Voorschriften;
- Klinische beslissingen;
- Medische en administratieve dossiers;
- Naleving van toepasselijke wet- en regelgeving;
- Naleving van professionele verplichtingen binnen de diergeneeskunde.
HipVet zal zich redelijkerwijs inspannen om de Diensten professioneel en betrouwbaar te leveren, maar geeft geen garantie ten aanzien van ononderbroken beschikbaarheid of foutloze werking.
6. Verantwoordelijkheden van de Klant
De Klant is uitsluitend verantwoordelijk voor:
- De juistheid, volledigheid en rechtmatigheid van de Klantgegevens;
- Naleving van alle toepasselijke wet- en regelgeving;
- Het bijhouden van wettelijk verplichte registraties en het voldoen aan wettelijke bewaarplichten;
- Het waarborgen dat Gebruikers passende training ontvangen;
- Het verifiëren van gemigreerde, geïmporteerde of door AI gegenereerde gegevens.
Handelingen van Gebruikers worden geacht handelingen van de Klant te zijn.
7. Toegestaan Gebruik
De Klant en zijn Gebruikers zullen niet:
- De Diensten gebruiken in strijd met de wet;
- Schadelijke software uploaden;
- De werking of beveiliging van het Platform verstoren;
- Pogingen doen tot ongeautoriseerde toegang;
- Inbreuk maken op rechten van derden;
- Het Platform gebruiken voor frauduleuze of misleidende doeleinden.
HipVet is gerechtigd de toegang op te schorten indien dit noodzakelijk is ter bescherming van het Platform, andere klanten, gegevensbeveiliging of naleving van wettelijke verplichtingen.
8. Beschikbaarheid, Onderhoud en Ondersteuning
HipVet zal zich redelijkerwijs inspannen om de beschikbaarheid van het Platform en de Diensten te waarborgen.
Gepland onderhoud, upgrades, beveiligingsmaatregelen en noodmaatregelen kunnen tijdelijke onderbrekingen noodzakelijk maken.
Ondersteuning wordt verleend op basis van een inspanningsverplichting en vormt geen diergeneeskundig, juridisch, financieel of regulatoir advies.
9. Beveiliging
HipVet treft passende technische en organisatorische maatregelen ter bescherming van Klantgegevens.
De Klant blijft verantwoordelijk voor:
- De beveiliging van eigen apparaten;
- Netwerkbeveiliging;
- Wachtwoordbeheer;
- Gebruikersrechten en autorisaties;
- Interne beveiligingsprocedures.
10. Diensten van Derden en Integraties
De Diensten kunnen communiceren met software van derden, API's, betalingsverwerkers, e-mailproviders, boekhoudsystemen en andere externe diensten.
HipVet geeft geen garantie ten aanzien van de voortdurende beschikbaarheid, compatibiliteit of prestaties van enige dienst van derden.
Wijzigingen die door derden worden aangebracht kunnen gevolgen hebben voor integraties, zonder dat HipVet daarvoor aansprakelijk is.
11. Gegevensmigratiediensten
HipVet kan gegevensmigratiediensten aanbieden vanuit systemen van derden.
Gegevensmigratiediensten worden afzonderlijk in rekening gebracht, tenzij schriftelijk anders is overeengekomen.
De kosten worden door HipVet vastgesteld op basis van factoren zoals:
- De omvang van de gegevens;
- De kwaliteit van de gegevens;
- De bronsoftware;
- De complexiteit van de brondatabase;
- De beschikbaarheid van documentatie;
- De vereiste implementatie-inspanning.
De Klant erkent dat softwaresystemen aanzienlijk kunnen verschillen wat betreft databasestructuren, gegevensschema's en veldtoewijzingen.
HipVet zal zich redelijkerwijs inspannen om gegevens nauwkeurig over te dragen, maar garandeert niet dat alle gegevens automatisch kunnen worden gemigreerd, geïnterpreteerd of gereconstrueerd.
De Klant blijft verantwoordelijk voor het controleren en valideren van gemigreerde gegevens voordat deze operationeel worden gebruikt.
12. Vergoedingen en Betaling
De Klant is gehouden alle in de Overeenkomst vermelde vergoedingen te voldoen.
Tenzij anders vermeld, zijn alle bedragen exclusief btw en andere toepasselijke belastingen en heffingen.
Facturen dienen te worden betaald binnen de op de factuur vermelde betalingstermijn.
Het niet tijdig voldoen van betalingen kan leiden tot opschorting of beëindiging van de Diensten.
HipVet is gerechtigd tarieven te wijzigen, mits de Klant hiervan tijdig en op redelijke wijze vooraf in kennis wordt gesteld.
13. Duur, Opzegging en Beëindiging
De Overeenkomst blijft van kracht totdat deze wordt beëindigd.
Beide partijen kunnen de Overeenkomst beëindigen met inachtneming van een schriftelijke opzegtermijn van ten minste één (1) kalendermaand.
Indien de Klant opzegt, blijft de Overeenkomst van kracht tot het einde van de kalendermaand volgend op de maand waarin de opzegging is ontvangen.
Voorbeelden:
- Een opzegging op 1 maart leidt tot beëindiging op 30 april;
- Een opzegging op 31 maart leidt tot beëindiging op 30 april.
Alle gedurende de opzegtermijn verschuldigde vergoedingen blijven volledig verschuldigd.
HipVet is gerechtigd de Overeenkomst met onmiddellijke ingang te beëindigen of op te schorten indien:
- De Klant verschuldigde vergoedingen niet betaalt;
- De Klant wezenlijk tekortschiet in de nakoming van de Overeenkomst;
- Er een vermoeden bestaat van fraude, misbruik of onrechtmatige activiteiten;
- De Klant een bedreiging vormt voor de beveiliging of integriteit van het Platform;
- De Klant insolvent raakt, failliet wordt verklaard of in liquidatie treedt.
HipVet is gerechtigd de Diensten geheel of gedeeltelijk te beëindigen met inachtneming van een schriftelijke opzegtermijn van ten minste drie (3) maanden.
14. Export en Verwijdering van Klantgegevens
Na beëindiging van de Overeenkomst zal HipVet binnen zeven (7) dagen na de beëindigingsdatum kosteloos één export van de Klantgegevens aan de Klant beschikbaar stellen.
Het formaat van de export wordt door HipVet bepaald. De Klant erkent dat voor het interpreteren, verwerken of importeren van de geëxporteerde gegevens in een ander systeem technische expertise, gespecialiseerde software of hulpmiddelen van derden vereist kunnen zijn.
HipVet bewaart de Klantgegevens gedurende een periode van negentig (90) dagen na beëindiging van de Overeenkomst. Gedurende deze bewaartermijn kan de Klant aanvullende exports, gegevensherstel, aangepaste gegevensformattering, migratieondersteuning of andere gegevensgerelateerde diensten verzoeken. HipVet behoudt zich het recht voor hiervoor redelijke kosten in rekening te brengen.
Na afloop van de bewaartermijn van negentig (90) dagen zal HipVet de Klantgegevens en eventuele daarmee samenhangende back-ups, archieven of kopieën die zich onder haar beheer bevinden permanent verwijderen, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.
Zodra de Klantgegevens permanent zijn verwijderd, is HipVet niet langer verplicht deze gegevens te bewaren, terug te halen, te herstellen of toegankelijk te maken, en erkent de Klant dat herstel daarna niet langer mogelijk zal zijn.
De Klant blijft verantwoordelijk voor het tijdig verkrijgen van alle benodigde exports en kopieën van de Klantgegevens vóór het verstrijken van de bewaartermijn.
15. Verwerkersovereenkomst (AVG)
Dit Artikel vormt de verwerkersovereenkomst tussen de Klant en HipVet zoals bedoeld in artikel 28 van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Voor zover HipVet in het kader van de Diensten Persoonsgegevens verwerkt namens de Klant:
- Treedt de Klant op als Verwerkingsverantwoordelijke;
- Treedt HipVet op als Verwerker.
HipVet verwerkt Persoonsgegevens uitsluitend op basis van gedocumenteerde instructies van de Klant, tenzij verwerking op grond van toepasselijke wet- en regelgeving verplicht is.
De Verwerking kan betrekking hebben op Persoonsgegevens van:
- Cliënten;
- Praktijkmedewerkers;
- Leveranciers;
- Verwijzers;
- Andere natuurlijke personen die door de Klant in het Platform worden geregistreerd.
De Verwerking kan onder meer betrekking hebben op:
- Contactgegevens;
- Identificatiegegevens;
- Afspraakgegevens;
- Financiële gegevens en factuurgegevens;
- Overige informatie die door de Klant in het Platform wordt ingevoerd.
HipVet waarborgt dat personen die bevoegd zijn Persoonsgegevens te verwerken, zijn gebonden aan passende geheimhoudingsverplichtingen.
HipVet treft passende technische en organisatorische maatregelen om een op de risico's afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen.
HipVet kan voor de uitvoering van de Diensten gebruikmaken van subverwerkers.
Een actuele lijst van subverwerkers wordt op verzoek beschikbaar gesteld.
HipVet legt aan subverwerkers gegevensbeschermingsverplichtingen op die in essentie gelijkwaardig zijn aan de verplichtingen uit dit Artikel.
HipVet verleent de Klant redelijke ondersteuning bij het beantwoorden van verzoeken van Betrokkenen en bij het voldoen aan verplichtingen met betrekking tot:
- Rechten van Betrokkenen;
- Beveiliging;
- Gegevensbeschermingseffectbeoordelingen;
- Overleg met toezichthoudende autoriteiten.
HipVet zal de Klant zonder onredelijke vertraging informeren zodra zij kennis neemt van een Inbreuk in verband met Persoonsgegevens die betrekking heeft op Persoonsgegevens die namens de Klant worden verwerkt.
HipVet verstrekt daarbij de informatie die op het moment van de melding redelijkerwijs beschikbaar is.
De Klant blijft verantwoordelijk voor eventuele meldingsverplichtingen aan toezichthoudende autoriteiten of betrokken Betrokkenen.
Bij beëindiging van de Overeenkomst zal HipVet Persoonsgegevens verwijderen of retourneren overeenkomstig Artikel 14, tenzij een wettelijke bewaarplicht anders voorschrijft.
Indien Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgegeven, zal HipVet ervoor zorgdragen dat passende waarborgen worden getroffen overeenkomstig de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
Op redelijk schriftelijk verzoek zal HipVet informatie beschikbaar stellen die redelijkerwijs noodzakelijk is om naleving van dit Artikel aan te tonen.
Indien deze informatie onvoldoende is en de Klant redelijke gronden heeft om aan te nemen dat HipVet wezenlijk niet voldoet aan haar verplichtingen, kunnen partijen overeenkomen een onafhankelijke audit uit te laten voeren.
Een dergelijke audit:
- Zal niet vaker dan eenmaal per kalenderjaar plaatsvinden;
- Zal worden uitgevoerd onder passende geheimhoudingsverplichtingen;
- Zal geen toegang geven tot broncode of gegevens van andere klanten;
- Zal voor rekening van de Klant komen, tenzij sprake blijkt te zijn van wezenlijke niet-naleving.
16. Kunstmatige-Intelligentiefuncties
Bepaalde Diensten kunnen gebruikmaken van technologieën op basis van kunstmatige intelligentie.
Door kunstmatige intelligentie gegenereerde output wordt uitsluitend verstrekt voor informatieve doeleinden.
De Klant blijft uitsluitend verantwoordelijk voor het beoordelen, valideren en goedkeuren van door kunstmatige intelligentie gegenereerde inhoud voordat daarop wordt vertrouwd of deze wordt gebruikt.
Door kunstmatige intelligentie gegenereerde output vormt geen diergeneeskundig advies en mag professioneel oordeel niet vervangen.
17. Intellectuele Eigendom
Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot de Diensten berusten uitsluitend bij HipVet of haar licentiegevers.
De Klant verkrijgt uitsluitend de rechten die uitdrukkelijk op grond van de Overeenkomst worden verleend.
Het is de Klant niet toegestaan om:
- Het Platform te kopiëren, te wijzigen of te onderwerpen aan reverse engineering;
- Te proberen toegang te verkrijgen tot broncode;
- Aanduidingen van intellectuele eigendomsrechten te verwijderen.
18. Geheimhouding
Iedere partij zal vertrouwelijke informatie die van de andere partij wordt verkregen vertrouwelijk behandelen en niet openbaar maken, tenzij openbaarmaking wettelijk verplicht is.
Deze geheimhoudingsverplichting blijft ook na beëindiging van de Overeenkomst van kracht.
19. Geen Garantie
Tenzij uitdrukkelijk anders bepaald in de Overeenkomst, worden de Diensten geleverd op basis van "zoals beschikbaar".
HipVet garandeert niet dat:
- De Diensten ononderbroken of zonder fouten zullen functioneren;
- Alle gebreken zullen worden verholpen;
- De Diensten compatibel zullen zijn met alle systemen, software of apparaten van derden;
- De Diensten zullen voldoen aan iedere individuele behoefte van de Klant;
- Gegevens die in het Platform worden ingevoerd altijd vrij zullen zijn van verlies, beschadiging of vertraging.
HipVet zal zich redelijkerwijs inspannen om de betrouwbaarheid, beschikbaarheid en beveiliging van de Diensten te waarborgen, maar verstrekt geen garantie ten aanzien van voortdurende beschikbaarheid of geschiktheid voor een bepaald doel.
De Klant erkent dat softwarediensten van nature operationele, technische en beveiligingsrisico's met zich meebrengen en aanvaardt dergelijke risico's voor zover toegestaan onder toepasselijk recht.
20. Beperking van Aansprakelijkheid
HipVet is uitsluitend aansprakelijk voor directe schade die door de Klant wordt geleden en die het rechtstreekse en onmiddellijke gevolg is van een aantoonbare tekortkoming die aan HipVet kan worden toegerekend bij de uitvoering van haar verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst.
HipVet is niet aansprakelijk voor enige indirecte schade, gevolgschade, incidentele schade of bijzondere schade, waaronder mede begrepen maar niet beperkt tot:
- Gederfde winst;
- Gederfde omzet;
- Gemiste zakelijke kansen;
- Verlies van goodwill;
- Bedrijfsonderbreking;
- Verlies, beschadiging of ontoegankelijkheid van gegevens;
- Kosten voortvloeiend uit aanspraken van derden;
- Verliezen voortvloeiend uit beslissingen die zijn genomen op basis van informatie die is opgeslagen in of gegenereerd door het Platform;
- Diergeneeskundige diagnoses, behandelingen, voorschriften of klinische beslissingen.
HipVet is niet aansprakelijk voor schade die voortvloeit uit:
- Onjuiste, onvolledige of onrechtmatige gegevens die door of namens de Klant zijn verstrekt;
- Handelingen of nalatigheden van de Klant of zijn Gebruikers;
- Tekortkomingen van derden, hostingproviders, telecommunicatieaanbieders, internetproviders of geïntegreerde diensten van derden;
- Gevallen van overmacht zoals omschreven in deze Algemene Voorwaarden.
De totale cumulatieve aansprakelijkheid van HipVet die voortvloeit uit of verband houdt met de Overeenkomst, ongeacht of deze gebaseerd is op overeenkomst, onrechtmatige daad, nalatigheid of enige andere rechtsgrond, is beperkt tot het totaal van de vergoedingen die door de Klant aan HipVet zijn betaald gedurende de twaalf (12) maanden onmiddellijk voorafgaand aan de gebeurtenis die aanleiding gaf tot de vordering, met een absoluut maximum van EUR 1.500 (één duizend vijfhonderd euro).
De in dit Artikel opgenomen beperkingen en uitsluitingen van aansprakelijkheid zijn niet van toepassing op schade die het gevolg is van opzet of bewuste roekeloosheid van HipVet.
Iedere vordering jegens HipVet dient schriftelijk te worden ingediend binnen twaalf (12) maanden nadat de Klant bekend is geworden, of redelijkerwijs bekend had behoren te zijn, met de gebeurtenis die aanleiding geeft tot de vordering, bij gebreke waarvan het recht om een vordering in te stellen vervalt.
21. Overmacht
HipVet is niet aansprakelijk voor enige vertraging, onderbreking of tekortkoming in de nakoming van haar verplichtingen uit hoofde van de Overeenkomst indien deze vertraging, onderbreking of tekortkoming het gevolg is van omstandigheden die redelijkerwijs buiten de invloedssfeer van HipVet liggen.
Onder overmacht wordt onder meer, maar niet uitsluitend, verstaan:
- Natuurrampen, waaronder overstromingen, stormen, aardbevingen en andere extreme weersomstandigheden;
- Brand, explosies of accidentele schade;
- Oorlog, gewapende conflicten, terrorisme, burgerlijke onrust of rellen;
- Epidemieën, pandemieën of noodsituaties op het gebied van de volksgezondheid;
- Overheidsmaatregelen, sancties, beperkingen of wijzigingen in toepasselijke wet- en regelgeving;
- Stroomuitval of onderbrekingen van nutsvoorzieningen;
- Storingen van internet-, telecommunicatie- of netwerkverbindingen;
- Cyberbeveiligingsincidenten, waaronder denial-of-service-aanvallen, ransomware-aanvallen of andere kwaadwillige handelingen van derden;
- Storingen, uitval of onderbrekingen bij hostingproviders, cloudinfrastructuurproviders, datacenters of andere dienstverleners van derden;
- Arbeidsgeschillen, stakingen of andere collectieve arbeidsacties;
- Iedere andere gebeurtenis die redelijkerwijs buiten de invloedssfeer van de getroffen partij ligt.
HipVet zal zich redelijkerwijs inspannen om de gevolgen van een overmachtssituatie te beperken en de nakoming van haar verplichtingen zo spoedig als redelijkerwijs mogelijk te hervatten.
Het optreden van een overmachtssituatie ontslaat de Klant niet van de verplichting tot betaling van vergoedingen die reeds opeisbaar waren geworden vóór het ontstaan van de overmachtssituatie.
22. Wijzigingen
HipVet is gerechtigd de Diensten en deze Algemene Voorwaarden van tijd tot tijd te wijzigen.
Materiële wijzigingen zullen, voor zover redelijkerwijs mogelijk, vooraf aan de Klant worden gecommuniceerd.
Voortgezet gebruik van de Diensten na de ingangsdatum van een wijziging geldt als aanvaarding van de gewijzigde Algemene Voorwaarden.
23. Toepasselijk Recht en Bevoegde Rechter
Op deze Algemene Voorwaarden en de Overeenkomst is uitsluitend Nederlands recht van toepassing.
Alle geschillen die voortvloeien uit of verband houden met de Overeenkomst zullen uitsluitend worden voorgelegd aan de bevoegde Nederlandse rechter.