Privacyverklaring

Laatst bijgewerkt: 29/06/2026

1. Inleiding

Bij HipVet hechten wij veel waarde aan de bescherming van persoonsgegevens. Wij verwerken persoonsgegevens op een zorgvuldige, veilige en transparante wijze.

In deze privacyverklaring leggen wij uit:

Welke persoonsgegevens wij verwerken;
Voor welke doeleinden wij persoonsgegevens verwerken;
Op welke rechtsgronden wij ons baseren;
Hoe lang wij persoonsgegevens bewaren;
Welke rechten betrokkenen hebben op grond van de toepasselijke privacywetgeving.

Deze privacyverklaring is van toepassing op:

De website van HipVet (hipvet.nl);
Het HipVet-platform (app.hipvet.nl);
Communicatie met potentiële en bestaande klanten;
De diensten die door HipVet worden geleverd.

Voor vragen over deze privacyverklaring kunt u contact met ons opnemen via [email protected].

2. Over HipVet

HipVet is een softwareplatform voor dierenartspraktijken.

Adres:
Wekeromseweg 52A
6718 SE Ede
Nederland

E-mail: [email protected]

Website: https://hipvet.nl

3. Hoe wij persoonsgegevens verwerken

Afhankelijk van de situatie verwerkt HipVet persoonsgegevens voor eigen doeleinden of namens haar klanten.

Wanneer HipVet het doel van de verwerking bepaalt

HipVet treedt op als verwerkingsverantwoordelijke wanneer persoonsgegevens worden verwerkt van:

Bezoekers van onze website;
Personen die contact met ons opnemen;
Potentiële klanten die informatie of een demonstratie aanvragen;
Nieuwsbriefabonnees;
Klanten en contactpersonen;
Personen betrokken bij facturatie en betalingen;
Gebruikers van onze diensten voor doeleinden zoals productontwikkeling, onderhoud en beveiliging.

Wanneer onze klanten het doel van de verwerking bepalen

Klanten die gebruikmaken van het HipVet-platform kunnen persoonsgegevens binnen het platform opslaan en beheren als onderdeel van hun dagelijkse bedrijfsvoering.

In deze situaties treedt de klant op als verwerkingsverantwoordelijke en treedt HipVet uitsluitend op als verwerker. HipVet verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor het leveren, onderhouden, beveiligen en ondersteunen van het platform en uitsluitend overeenkomstig de instructies van de klant en de gemaakte contractuele afspraken.

4. Persoonsgegevens die wij kunnen verwerken

Website- en communicatiegegevens

Wanneer u onze website bezoekt, informatie aanvraagt of contact met ons opneemt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Naam;
E-mailadres;
Telefoonnummer;
Naam van de praktijk of organisatie;
Informatie die u verstrekt in correspondentie;
IP-adres;
Browser- en apparaatgegevens.

Doeleinden:

Het beantwoorden van vragen en verzoeken;
Het verstrekken van informatie over onze diensten;
Het onderhouden van communicatie;
Het beveiligen en verbeteren van onze website en dienstverlening.

Rechtsgrond:

Uitvoering van een overeenkomst;
Gerechtvaardigd belang;
Toestemming, indien vereist.

Bewaartermijn:

Maximaal 7 jaar.

Klant- en financiële administratie

Voor het aangaan en uitvoeren van overeenkomsten kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Gegevens van contactpersonen;
Praktijk- en bedrijfsgegevens;
Adresgegevens;
Factuurgegevens;
Betalingsgegevens;
KvK-nummer;
BTW-nummer;
Klantnummers.

Doeleinden:

Het leveren van onze diensten;
Klantenbeheer;
Financiële administratie;
Het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

Rechtsgrond:

Uitvoering van een overeenkomst;
Wettelijke verplichting.

Bewaartermijn:

Maximaal 7 jaar.

Marketing en nieuwsbrieven

Indien wettelijk toegestaan kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

Naam;
E-mailadres;
Informatie over interacties met e-mails en nieuwsbrieven.

Doeleinden:

Het verzenden van nieuwsbrieven;
Het verstrekken van updates over HipVet;
Marketing- en communicatieactiviteiten.

Rechtsgrond:

Toestemming;
Gerechtvaardigd belang, voor zover van toepassing.

Bewaartermijn:

Maximaal 7 jaar of totdat u zich afmeldt.

Gegevens verwerkt binnen het HipVet-platform

Klanten van HipVet kunnen persoonsgegevens invoeren in het platform met betrekking tot medewerkers, cliënten, contactpersonen en andere personen.

HipVet verwerkt deze gegevens uitsluitend namens de betreffende klant en bepaalt niet voor welke doeleinden deze gegevens worden gebruikt.

5. Hoe wij persoonsgegevens verkrijgen

Persoonsgegevens kunnen door HipVet worden verkregen:

Doordat u deze rechtstreeks aan ons verstrekt;
Via communicatie met ons;
Door uw gebruik van onze website;
Door uw gebruik van onze diensten;
Doordat klanten persoonsgegevens invoeren in het HipVet-platform.

6. Geautomatiseerde verwerking

HipVet maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft voor betrokkenen of hen anderszins in aanmerkelijke mate treft.

7. Delen van persoonsgegevens

HipVet verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Indien noodzakelijk kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met dienstverleners en andere partijen die ons ondersteunen bij het uitvoeren van onze bedrijfsactiviteiten en dienstverlening. Dit kan onder meer betrekking hebben op aanbieders van hosting-, infrastructuur-, technische ondersteunings-, communicatie-, betalingsverwerkings- en beveiligingsdiensten.

Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verstrekt indien wij daartoe wettelijk verplicht zijn of indien een bevoegde autoriteit hierom verzoekt.

Wanneer derden persoonsgegevens namens ons verwerken, zorgen wij voor passende contractuele en organisatorische waarborgen.

8. Internationale doorgifte

Indien persoonsgegevens worden doorgegeven buiten de Europese Economische Ruimte (EER), zorgt HipVet ervoor dat passende waarborgen worden getroffen overeenkomstig de toepasselijke privacywetgeving.

9. Beveiligingsmaatregelen

HipVet neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, misbruik, verlies, openbaarmaking of wijziging.

Deze maatregelen worden periodiek geëvalueerd en waar nodig aangepast om een passend beveiligingsniveau te waarborgen.

10. Cookies

HipVet maakt uitsluitend gebruik van functionele en technisch noodzakelijke cookies, tenzij anders vermeld.

Deze cookies zijn noodzakelijk voor het correct functioneren, de beveiliging en de gebruiksvriendelijkheid van de website en het platform.

11. Uw rechten

Voor zover de wet dit toestaat, heeft u het recht om:

Inzage te verzoeken in uw persoonsgegevens;
Onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;
Verwijdering van persoonsgegevens te verzoeken;
Beperking van de verwerking te verzoeken;
Bezwaar te maken tegen verwerking;
Gegevensoverdraagbaarheid te verzoeken;
Een eerder gegeven toestemming in te trekken.

Verzoeken kunnen worden gericht aan [email protected].

Wij zullen binnen de wettelijk geldende termijn op een verzoek reageren.

Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt via het HipVet-platform namens een klant, dient een verzoek in beginsel te worden gericht aan de betreffende klant als verwerkingsverantwoordelijke.

12. Klachten

Indien u vragen of klachten heeft over de verwerking van persoonsgegevens, verzoeken wij u eerst contact met ons op te nemen via [email protected].

Daarnaast heeft u het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit. In Nederland is dit de Autoriteit Persoonsgegevens.

13. Wijzigingen van deze privacyverklaring

HipVet kan deze privacyverklaring van tijd tot tijd wijzigen.

De meest actuele versie is steeds beschikbaar via onze website.